条例
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—、概说
（一）含义。
条例是国家机关发布的对某一重要工作作全面系统规定的法规文书。它是根据宪法和法律制定的，是有法律效力的行为规范的准则。它具有符合宪法和法律精神、由法定机关通过法定程序制定、有一定的法律效力和用条文行文的特点。
（二）适用范围。
条例是法规性公文，法规有行政法规和地方性法规之分。据1987年4月21日国务院办公厅公布的行政法规制定程序暂行条例规定，行政法规是国务院制定的各类法规的总称，包括条例、规定和办法。地方性法规，指省、市人大和人大常委会根据法律和行政法规制定的局部地区的法规，也包括条例、规定和办法。在实施上述三种法规的时候，还可制定细则。其实，细则是实施三种法规的具体化。可见，国务院和地方人大、人大常委会有权制定条例，国务院各部门和地方政府制定的规章不得称条例。党的中央领导机关也可以制定条例。
（三）特点。
条例的特点，在同规定、办法等的比较中显示出来。下面从条例的内容、表达和效力等方面加以概括。
1.内容全面系统。如1995年7月10日发布的中华人民共和国地图编制出版管理条例，对中华人民共和国的地图测绘、地图的编制、地图的出版等方面的管理、法律责任等，都作了系统的规定。其全面系统性，其他法规性公文都不如条例。
2.表达原则概括。条例内容重要，牵涉面广，无论是制定单行条例，还是实施法令的条例，一般都只能作原则的规定，写得比较概括。要具体化，还得根据该条例制定实施办法或实施细则。
3.法律约束力大。它是最高层次的法规，约束力大。好些条例，在没有有关的法令的时候就制定，具有基本法同等法律效力。它的使用时限较长，在好几年的时间内管用，不会朝令夕改。一些临时性的内容，绝不会写进条例里。它的适用范围较大，对比较多的人有约束力。
二、写法
（一）标题。条例的标题，一般由内容加文种组成，即事由加文种组成。例如民兵武器装备管理条例、中华人民共和国地图编制出版管理条例。
（二）题注。
题注位于标题下面，标明发布机关和发布日期。有些重要的条例，在题注中还标明经过某种会议通过、批准时间。
（三）正文。
条例的正文由原由项、规范项（主体）和附则项组成。
原由项（总则），是开头总管全局的部分。写制定条例的目的、意义、根据、指导思想和适用范围等。
规范项（分则），是全文的主体，有关的规范的项目，包括实体规定、程序规定和奖惩规定，全在这部分表述。
附则项（附则），是补充说明有关未尽事宜的部分，包括解释权、修改权和实施日期等。
三、写作要求
（一）内容完备。制定目的、适用范围、主管部门、具体规范、奖惩办法和法律责任、施行日期等，属必备的内容，不能遗漏。
（二）结构严谨。为显得纲目清楚，全用条文表达。法规性公文条文的层次，最多的可分章、节、条、款、项、目6级。
（三）语言准确简洁。
中国共产党各级领导机关文件处理条例
（试行）（一九八九年四月二十五日） 第—章总则
第一条为做好中国共产党各级领导机关文件处理工作，使之规范化、制度化、科学化，特制订本条例。
第二条党的各级领导机关的文件，是传达党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具，是指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。做好文件处理工作，对加强和改善党的领导，加强社会主义现代化建设都有重要意义。
第三条文件处理的基本原则是准确、及时、保密。
第四条行文要注重效用，要少而精，防止和克服官僚评论、形式主义、文牍主义。
第五条行文应贯彻党政分开的原则。
第六条文件处理的主要内容是:
一、文件的起草、校核和呈批；
二、文件的签收、登记、分发和传递；
三、文件的批抄、注办、拟办和催办；
四、文件的传阅；
五、文件的印刷；
六、文件的用印；
七、文件的利用、管理、清退和销毁；
八、文件的立卷和归档。
第二章行文规则
第七条党的各级领导机关的行文关系，应当根据本机关的隶属关系和职权范围确定。
在政府部门党组撤销后，为使党的方针、政策迅速贯彻执行，党的领导机关根据工作需要可以向同级或下级政府部门行文。
第八条向上级机关的行文，一般应主报—个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用并报或抄报形式。一般情况下，下级机关不得越级行文请示问题，也不得越级抄报文件。因特殊情况必须越级行文时，应当抄报被越过的上级机关。
第九条同级机关可以联合行文。党政军机关应尽可能减少联合行文。
第十条各级党委的职能部门，在自己的职权范围内，可向下级机关对口的业务部门行文；也可根据党委的授权和有关规定，答复下一级党委的请示事项，转发下一级党委的报告。在一般情况下，各级党委的职能部门不能对下级党委发布指示性文件。
第十一条各平行机关和不相隶属机关之间告知事项、联系工作、商治业务，用函件相互行文。
第十二条受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一上级机关。
第十四条党的各级领导机关的文件，由秘书部门统一处理，除特殊情况外，不直接报送领导同志阅批。
第三章正式文件的常用种类
第十五条党的各级领导机关正式文件常用的种类有:公报、决议、决定、指示、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函。
公报公开发布重大事件或重要决定事项用公报。
决议经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项用决议。
决定对重要问题或重大行动做出安排及决策用决定。
指示下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则用指示。
条例由领导机关制定或批准，规定某些事项或机关、团体的组织、职权等带有性质的文件用条例。
规定对特定范围内的工作和事务制订带有约束性质的措施用规定。通知传达上级的机关指示，批转下级机关的文件，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件、要求下级机关办理，需要周知或共同执行的事项用通知。
通报表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况用通报。
请示向上级机关请示指示和批准用请示。
报告向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问或要求用报告。
批复答复请示事项用批复。
会议纪要记载和表达会议主要精神和议定事项用会议纪要。
函相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门提出请求等用函。
第四章文件的起草
第十六条秘书人员起草文件，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重要文件，是由各级领导干部亲自动手或亲自指导、主持进行。
第十七条文件起草的基本要求是:
一、全面、准确反映客观实际情况，符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法令。
二、完整、准确地体现领导机关的意图。
三、重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文等要准确。
四、合理使用文种，请示问题坚持一文一事制度，避免一文数事和在报告中夹带着请示事项。
第十八条起草文件要征求有关职能部门的意见；联合行文，要征求各联名机关的意见或由联名机关共同起草。
第五章文件的校核
第十九条为确保文件质量，凡正式文件，在送领导审批或签发之前，均须经授权的秘书部门专职或兼职人员校核。校核文件是—项重要的秘书工作。
第二十条文件校核的重点是:
一、是否确需行文；
二、内容是否符合党和国家的方针、政策以及有关的法律、法令、政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；
三、提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；
四、内容涉及的部门是否经过协调，意见是否—致；
五、文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；
六、是否符合规定的审批、会签手续；
文件格式是否符合要求，文种和选择是否适当，秘密等级、缓急时限、发布范围等标注是否合理。
第二十一条文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改，如文稿已经领导人审批过，修改后需经原审批领导人复审。校核后的文稿应由有关领导人审核、签发（批）方能上报或发出。
第六章文件发布的主要形式适用范围及审批权限
第二十二条党的各级领导机关文件的主要发布形式及其适用范围通常有以下三种:
一是中共xxxx文件，主要用于发布党的方针、政策和重要的工作部署、批转下属地区或部门的重要报告、请示等；
二是中国共产党xxx委员会，主要用于通知重要事项，批复下级机关的请示事项，发布干部的任免通知，或用向上级报告、请示工作等。本形式也可不要括号，成为中国共产党xxx委员会；
三是中共xxx办公厅（室）文件，主要用于根据授权，传达成代党委发布某些事项，发布该办公厅（室）职权范围内的事项。
第二十三条党的各级领导机关的文件发布形式及其适用范围，也可根据本条例精神自行确定。
第二十四条党的各级领导机关的重要文件，应由党委主要负责人签发，一般事务性文件，可由主持日常工作或分管该项工作的领导人签发，经会议授权或经签发人授权的文件，可由被授权人签发，联合行文，需由所有联署机关主管负责人会签。党委办公厅（室）代党委发布的文件，其签发权限与党委文件相同。未经负责人签发，文件不能生效。
第七章正式文件的标印格式
第二十五条正式文件标印格式包括版式和文件体式的有关部分。即:版头、发文字号、印刷顺序号、秘密等级、缓急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、阅读（传达）范围、主题词、抄送单位、印制版记等。
一、版头由发文机关全称或规范化简称加文件二字（或加括弧标注文种名称）组成，用大字居中印在文件首页上端。联合行文可用文件主办机关一家版头，也可并用几家版头，在民族区域自治地区，版头可用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字放在上面（或前面）。版头文字一般用红色套印。
二、发文字号由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。联合行文时，一般只标注文件主办机关的发文字号。
三、印制顺序号即文件的份号，标注在文件首页左上角。
四、秘密等级标注在文件首页左上角、印制顺号下方位置。
五、缓急时限标注在文件首页左上角、密级下方位置。
六、签发人姓名标注在发文号右侧适当位置。
七、文件标题一般由发文机关名称、内容和文种三部分组成。
八、主送机关是指收受、办理文件的单位。
九、正文是文件的主体部分，用来表达文件的内容。
十、附近标题置于正文之后、发文机关名称之前，如附件较多，则在正文之后、发文机关名称之前注明附近的件数。
十一、发文机关名称应使用全称或规范性简称。
十二、成文日期以文件签发或会议通过的日期为准，标注在发文机关名称右下方。
十三、正式行文都应加盖机关印章（有特定版头的普发性文件除外）。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。
十四、阅读（传达）范围，标注在成文日期的左下方。
十五、所有正式文件，均应标注主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，标注在文件末页下部、抄送范围上方。
十六、文件抄送（含抄报、抄发）范围标注在主题词下方位置。除主送机关外，对其他需要了解文件内容的上级机关用抄报，同级机关和不相隶属机关用抄送，下级机关用抄发。
十七、印制版记包括文件制发（翻印）单位名称、制发（翻印）日期和印刷份数。制发（翻印）单位名称和日期置于文件末页下端，印刷份数置于下间隔线右下方。
第二十六条文件使用的汉字按国家规定的标准方案执行，并从左至右书写、排版；少数民族文字按习惯书写、排版。文件中的计量单位，采用国家法定计量单位。
第二十七条文件用纸幅面规格目前一般用16开型（260mmx184mm），推荐采用国际标准a4型（297mmx210mm）。
第八章文件的处理
第二十八条文件的处理包括文件的签收、登记、批抄、注办、拟办、分发、承发、传阅、印制和传递等工作环节。
一、签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应处理措施。急件要注明签收的具体时间。
二、登记文件须将标题、密级、发文字号、缓急时限、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。
三、批抄文件要根据内容，密级和工作需要，确定文件主批人、承办单位以及印发范围。急件要及时处理。
四、需要办理的文件，应根据文件内容注请主管领导人批示，或注请有关职能部门办理。凡经注办的文件，秘书部门要及时催办，以避免漏办和延误。
五、注请主管领导人批示的文件，一般应提出拟办意见，并附有关背景材料，供领导同志审批时参考。
六、分发文件要严格按批抄范围进行。时限性强的要及时分送，以免压误，密级较高的文件，要尽量缩小知密范围。
七、承办部门在办文时要遵循上下原则:凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门，同时抄送承办机关销案；凡涉及其他部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理，凡须报请上级领导机关审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，并代拟批复文稿，如文稿内容涉及其他主管部门，应与其协商并取得一致意见，然后，送请上级领导机关审批。
八、传阅文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延误。文件传阅要建立催阅（退）制度。
九、印制文件要遵守时限要求，保证质量，做到文面清晰，字体适当，用纸规范、美观大方。
十、秘密文件须通过机要交通（通信）传递。机要交通（通信）人员在传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
十一、在利用传真系统传送秘密文件时，必须采用加密装置。凡需存档或送领导人指示的传真件，应复制后再行处理。以利长期保存。第九章文件的利用和管理
第二十九条党的各级领导机关的文件应由秘书部门严格管理，文件一般只发组织，不发个人。
第三十条未经文件制发机关同意，文件的阅读和传达范围不得自行扩大。
第三十—条需要公开发布的文件，要按照规定履行审查批准手续。经批准在报刊上公开发表的文件，同内部印发的正式文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行；同时，由制发机关按照正式文件格式印发少量份数，供有关单位存档备查。
第三十二条党的秘密文件，未经制发机关批准或授权，不得自行翻印。经批准翻印文件时，要注明翻印机关的名称、翻印时间及份数、并向原发文机关备案。上级机关翻印所属下级机关的文件可不受此限。
第三十三条汇编党内文件，须经文件制发机关批准或授权。未经批准或授权，任何单位或个人均不得汇编党内文件。上级机关汇编所属下级机关的文件可不受此限。文件汇编本应按其中文件最高密级管理和利用。
第三十四条复制秘密文件须按规定履行批准手续，并建立严格的登记、管理制度，复制的文件要有复制机关的标记，并按原)法给予行政处分；对受到伤亡或者财产损失的人员，由该人民警察所属机关参照中华人民共和国国家赔偿法的有关规定给予赔偿。
第十五条人民警察依法使用警械、武器，造成无辜人员伤亡或者财产损失的，由该人民警察所属机关参照中华人民共和国国家赔偿法的有关规定给予补偿。 附则
第十六条中国人民武装警察部队执行国家赋予的安全保护任务时使用警械和武器，适用本条例的有关规定。
第十七条本条例自发布之日起施行。1980年7月5日公布施行的人民警察使用武器和警械的规定同时废止。
—、概说
（一）含义。
条例是国家机关发布的对某一重要工作作全面系统规定的法规文书。它是根据宪法和法律制定的，是有法律效力的行为规范的准则。它具有符合宪法和法律精神、由法定机关通过法定程序制定、有一定的法律效力和用条文行文的特点。
（二）适用范围。
条例是法规性公文，法规有行政法规和地方性法规之分。据1987年4月21日国务院办公厅公布的行政法规制定程序暂行条例规定，行政法规是国务院制定的各类法规的总称，包括条例、规定和办法。地方性法规，指省、市人大和人大常委会根据法律和行政法规制定的局部地区的法规，也包括条例、规定和办法。在实施上述三种法规的时候，还可制定细则。其实，细则是实施三种法规的具体化。可见，国务院和地方人大、人大常委会有权制定条例，国务院各部门和地方政府制定的规章不得称条例。党的中央领导机关也可以制定条例。
（三）特点。
条例的特点，在同规定、办法等的比较中显示出来。下面从条例的内容、表达和效力等方面加以概括。
1.内容全面系统。如1995年7月10日发布的中华人民共和国地图编制出版管理条例，对中华人民共和国的地图测绘、地图的编制、地图的出版等方面的管理、法律责任等，都作了系统的规定。其全面系统性，其他法规性公文都不如条例。
2.表达原则概括。条例内容重要，牵涉面广，无论是制定单行条例，还是实施法令的条例，一般都只能作原则的规定，写得比较概括。要具体化，还得根据该条例制定实施办法或实施细则。
3.法律约束力大。它是最高层次的法规，约束力大。好些条例，在没有有关的法令的时候就制定，具有基本法同等法律效力。它的使用时限较长，在好几年的时间内管用，不会朝令夕改。一些临时性的内容，绝不会写进条例里。它的适用范围较大，对比较多的人有约束力。
二、写法
（一）标题。条例的标题，一般由内容加文种组成，即事由加文种组成。例如民兵武器装备管理条例、中华人民共和国地图编制出版管理条例。
（二）题注。
题注位于标题下面，标明发布机关和发布日期。有些重要的条例，在题注中还标明经过某种会议通过、批准时间。
（三）正文。
条例的正文由原由项、规范项（主体）和附则项组成。
原由项（总则），是开头总管全局的部分。写制定条例的目的、意义、根据、指导思想和适用范围等。
规范项（分则），是全文的主体，有关的规范的项目，包括实体规定、程序规定和奖惩规定，全在这部分表述。
附则项（附则），是补充说明有关未尽事宜的部分，包括解释权、修改权和实施日期等。
三、写作要求
（一）内容完备。制定目的、适用范围、主管部门、具体规范、奖惩办法和法律责任、施行日期等，属必备的内容，不能遗漏。
（二）结构严谨。为显得纲目清楚，全用条文表达。法规性公文条文的层次，最多的可分章、节、条、款、项、目6级。
（三）语言准确简洁。
中国共产党各级领导机关文件处理条例
（试行）（一九八九年四月二十五日） 第—章总则
第一条为做好中国共产党各级领导机关文件处理工作，使之规范化、制度化、科学化，特制订本条例。
第二条党的各级领导机关的文件，是传达党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具，是指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。做好文件处理工作，对加强和改善党的领导，加强社会主义现代化建设都有重要意义。
第三条文件处理的基本原则是准确、及时、保密。
第四条行文要注重效用，要少而精，防止和克服官僚评论、形式主义、文牍主义。
第五条行文应贯彻党政分开的原则。
第六条文件处理的主要内容是:
一、文件的起草、校核和呈批；
二、文件的签收、登记、分发和传递；
三、文件的批抄、注办、拟办和催办；
四、文件的传阅；
五、文件的印刷；
六、文件的用印；
七、文件的利用、管理、清退和销毁；
八、文件的立卷和归档。
第二章行文规则
第七条党的各级领导机关的行文关系，应当根据本机关的隶属关系和职权范围确定。
在政府部门党组撤销后，为使党的方针、政策迅速贯彻执行，党的领导机关根据工作需要可以向同级或下级政府部门行文。
第八条向上级机关的行文，一般应主报—个上级机关，如需报送其他相关的上级机关，可用并报或抄报形式。一般情况下，下级机关不得越级行文请示问题，也不得越级抄报文件。因特殊情况必须越级行文时，应当抄报被越过的上级机关。
第九条同级机关可以联合行文。党政军机关应尽可能减少联合行文。
第十条各级党委的职能部门，在自己的职权范围内，可向下级机关对口的业务部门行文；也可根据党委的授权和有关规定，答复下一级党委的请示事项，转发下一级党委的报告。在一般情况下，各级党委的职能部门不能对下级党委发布指示性文件。
第十一条各平行机关和不相隶属机关之间告知事项、联系工作、商治业务，用函件相互行文。
第十二条受双重领导的单位报其上级机关的请示，应根据请示的内容注明主报机关和抄报机关，主报机关负责答复请示事项；上级机关向受双重领导的单位行文，应视文件内容抄送受文单位的另一上级机关。
第十四条党的各级领导机关的文件，由秘书部门统一处理，除特殊情况外，不直接报送领导同志阅批。
第三章正式文件的常用种类
第十五条党的各级领导机关正式文件常用的种类有:公报、决议、决定、指示、条例、规定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函。
公报公开发布重大事件或重要决定事项用公报。
决议经会议讨论通过并要求贯彻执行的重要决策事项用决议。
决定对重要问题或重大行动做出安排及决策用决定。
指示下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则用指示。
条例由领导机关制定或批准，规定某些事项或机关、团体的组织、职权等带有性质的文件用条例。
规定对特定范围内的工作和事务制订带有约束性质的措施用规定。通知传达上级的机关指示，批转下级机关的文件，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的文件、要求下级机关办理，需要周知或共同执行的事项用通知。
通报表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况用通报。
请示向上级机关请示指示和批准用请示。
报告向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问或要求用报告。
批复答复请示事项用批复。
会议纪要记载和表达会议主要精神和议定事项用会议纪要。
函相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门提出请求等用函。
第四章文件的起草
第十六条秘书人员起草文件，是在领导决策过程中一项重要的参谋工作。起草重要文件，是由各级领导干部亲自动手或亲自指导、主持进行。
第十七条文件起草的基本要求是:
一、全面、准确反映客观实际情况，符合党的路线、方针、政策以及国家的法律、法令。
二、完整、准确地体现领导机关的意图。
三、重点突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，文字简明通畅，标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文等要准确。
四、合理使用文种，请示问题坚持一文一事制度，避免一文数事和在报告中夹带着请示事项。
第十八条起草文件要征求有关职能部门的意见；联合行文，要征求各联名机关的意见或由联名机关共同起草。
第五章文件的校核
第十九条为确保文件质量，凡正式文件，在送领导审批或签发之前，均须经授权的秘书部门专职或兼职人员校核。校核文件是—项重要的秘书工作。
第二十条文件校核的重点是:
一、是否确需行文；
二、内容是否符合党和国家的方针、政策以及有关的法律、法令、政策是否保持连续性，提法是否同已发布的有关文件相衔接；
三、提出的措施和办法是否符合实际，切实可行；
四、内容涉及的部门是否经过协调，意见是否—致；
五、文字表述是否概念准确，简明扼要，条理清楚，语法规范；
六、是否符合规定的审批、会签手续；
文件格式是否符合要求，文种和选择是否适当，秘密等级、缓急时限、发布范围等标注是否合理。
第二十一条文稿如需作较大修改，要与原起草部门协商或请其修改，如文稿已经领导人审批过，修改后需经原审批领导人复审。校核后的文稿应由有关领导人审核、签发（批）方能上报或发出。
第六章文件发布的主要形式适用范围及审批权限
第二十二条党的各级领导机关文件的主要发布形式及其适用范围通常有以下三种:
一是中共xxxx文件，主要用于发布党的方针、政策和重要的工作部署、批转下属地区或部门的重要报告、请示等；
二是中国共产党xxx委员会，主要用于通知重要事项，批复下级机关的请示事项，发布干部的任免通知，或用向上级报告、请示工作等。本形式也可不要括号，成为中国共产党xxx委员会；
三是中共xxx办公厅（室）文件，主要用于根据授权，传达成代党委发布某些事项，发布该办公厅（室）职权范围内的事项。
第二十三条党的各级领导机关的文件发布形式及其适用范围，也可根据本条例精神自行确定。
第二十四条党的各级领导机关的重要文件，应由党委主要负责人签发，一般事务性文件，可由主持日常工作或分管该项工作的领导人签发，经会议授权或经签发人授权的文件，可由被授权人签发，联合行文，需由所有联署机关主管负责人会签。党委办公厅（室）代党委发布的文件，其签发权限与党委文件相同。未经负责人签发，文件不能生效。
第七章正式文件的标印格式
第二十五条正式文件标印格式包括版式和文件体式的有关部分。即:版头、发文字号、印刷顺序号、秘密等级、缓急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、阅读（传达）范围、主题词、抄送单位、印制版记等。
一、版头由发文机关全称或规范化简称加文件二字（或加括弧标注文种名称）组成，用大字居中印在文件首页上端。联合行文可用文件主办机关一家版头，也可并用几家版头，在民族区域自治地区，版头可用自治民族的文字和汉字两种文字印刷，将自治民族的文字放在上面（或前面）。版头文字一般用红色套印。
二、发文字号由机关代字、发文年度和发文顺序号组成。联合行文时，一般只标注文件主办机关的发文字号。
三、印制顺序号即文件的份号，标注在文件首页左上角。
四、秘密等级标注在文件首页左上角、印制顺号下方位置。
五、缓急时限标注在文件首页左上角、密级下方位置。
六、签发人姓名标注在发文号右侧适当位置。
七、文件标题一般由发文机关名称、内容和文种三部分组成。
八、主送机关是指收受、办理文件的单位。
九、正文是文件的主体部分，用来表达文件的内容。
十、附近标题置于正文之后、发文机关名称之前，如附件较多，则在正文之后、发文机关名称之前注明附近的件数。
十一、发文机关名称应使用全称或规范性简称。
十二、成文日期以文件签发或会议通过的日期为准，标注在发文机关名称右下方。
十三、正式行文都应加盖机关印章（有特定版头的普发性文件除外）。用印位置在成文日期的上侧，要求上不压正文，下要骑年盖月。
十四、阅读（传达）范围，标注在成文日期的左下方。
十五、所有正式文件，均应标注主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词性词组组成，标注在文件末页下部、抄送范围上方。
十六、文件抄送（含抄报、抄发）范围标注在主题词下方位置。除主送机关外，对其他需要了解文件内容的上级机关用抄报，同级机关和不相隶属机关用抄送，下级机关用抄发。
十七、印制版记包括文件制发（翻印）单位名称、制发（翻印）日期和印刷份数。制发（翻印）单位名称和日期置于文件末页下端，印刷份数置于下间隔线右下方。
第二十六条文件使用的汉字按国家规定的标准方案执行，并从左至右书写、排版；少数民族文字按习惯书写、排版。文件中的计量单位，采用国家法定计量单位。
第二十七条文件用纸幅面规格目前一般用16开型（260mmx184mm），推荐采用国际标准a4型（297mmx210mm）。
第八章文件的处理
第二十八条文件的处理包括文件的签收、登记、批抄、注办、拟办、分发、承发、传阅、印制和传递等工作环节。
一、签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应处理措施。急件要注明签收的具体时间。
二、登记文件须将标题、密级、发文字号、缓急时限、来文单位、发往单位、件数、收发时间及处理情况等逐项登记清楚，以利查询。
三、批抄文件要根据内容，密级和工作需要，确定文件主批人、承办单位以及印发范围。急件要及时处理。
四、需要办理的文件，应根据文件内容注请主管领导人批示，或注请有关职能部门办理。凡经注办的文件，秘书部门要及时催办，以避免漏办和延误。
五、注请主管领导人批示的文件，一般应提出拟办意见，并附有关背景材料，供领导同志审批时参考。
六、分发文件要严格按批抄范围进行。时限性强的要及时分送，以免压误，密级较高的文件，要尽量缩小知密范围。
七、承办部门在办文时要遵循上下原则:凡属本部门职权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门，同时抄送承办机关销案；凡涉及其他部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门协商办理，凡须报请上级领导机关审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，并代拟批复文稿，如文稿内容涉及其他主管部门，应与其协商并取得一致意见，然后，送请上级领导机关审批。
八、传阅文件，要严格登记手续，随时掌握文件去向，避免漏传、误传和延误。文件传阅要建立催阅（退）制度。
九、印制文件要遵守时限要求，保证质量，做到文面清晰，字体适当，用纸规范、美观大方。
十、秘密文件须通过机要交通（通信）传递。机要交通（通信）人员在传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全。
十一、在利用传真系统传送秘密文件时，必须采用加密装置。凡需存档或送领导人指示的传真件，应复制后再行处理。以利长期保存。第九章文件的利用和管理
第二十九条党的各级领导机关的文件应由秘书部门严格管理，文件一般只发组织，不发个人。
第三十条未经文件制发机关同意，文件的阅读和传达范围不得自行扩大。
第三十—条需要公开发布的文件，要按照规定履行审查批准手续。经批准在报刊上公开发表的文件，同内部印发的正式文件具有同等效力，应与正式文件一样依照执行；同时，由制发机关按照正式文件格式印发少量份数，供有关单位存档备查。
第三十二条党的秘密文件，未经制发机关批准或授权，不得自行翻印。经批准翻印文件时，要注明翻印机关的名称、翻印时间及份数、并向原发文机关备案。上级机关翻印所属下级机关的文件可不受此限。
第三十三条汇编党内文件，须经文件制发机关批准或授权。未经批准或授权，任何单位或个人均不得汇编党内文件。上级机关汇编所属下级机关的文件可不受此限。文件汇编本应按其中文件最高密级管理和利用。
第三十四条复制秘密文件须按规定履行批准手续，并建立严格的登记、管理制度，复制的文件要有复制机关的标记，并按原)法给予行政处分；对受到伤亡或者财产损失的人员，由该人民警察所属机关参照中华人民共和国国家赔偿法的有关规定给予赔偿。
第十五条人民警察依法使用警械、武器，造成无辜人员伤亡或者财产损失的，由该人民警察所属机关参照中华人民共和国国家赔偿法的有关规定给予补偿。 附则
第十六条中国人民武装警察部队执行国家赋予的安全保护任务时使用警械和武器，适用本条例的有关规定。
第十七条本条例自发布之日起施行。1980年7月5日公布施行的人民警察使用武器和警械的规定同时废止。