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国家行政机关公文格式

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    国务院办公厅秘书局编

    二0xx年十一月

    1范围

    本范围规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列和标识规则。

    本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文,其格式可参照本标准按有关规定执行。

    2引用标准

    下列标准所包含的条文,通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时,所示版本均为有效。所有标准都会被修订,使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

    gb/t148-1997印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

    3定义

    本标准采用下列定义。

    3.1字word

    标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。

    3.2行line

    标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行;公文标准以2号字高度加2号字高度7/8倍的距离为一基准行。

    4公文用纸主要技术指标

    公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%—90%,横向耐折度15次,不透明度85%,ph值为7。5—9。5。

    5公文用纸幅面及版面尺寸

    5.1公文用纸幅面尺寸

    公文用纸张采用gb/t148中规定的a4型纸,其成品幅面尺寸为:210mmx297mm,尺寸的允许偏差见gb/t148。

    5.2公文页边与版心尺寸

    公文用纸天头(上白边)为:37mm1mm

    公文用纸订口(左白边)为:28mm1mm

    版心尺寸为:156mmx225mm(不含页码)

    6公文中图文的颜色

    未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

    7排版规格与印装要求

    7。1排版规格

    正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。

    7。2制版要求

    版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。

    7。3印刷要求

    双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标bl100%,红色油墨应达到色谱所标y80%,m80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

    7。4装订要求

    公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm5mm;无坏钉、漏钉、重钉,针脚平伏牢固;后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm,四角成90度,无毛茬或缺损。

    8公文中各要素标识规则

    本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

    置于公文首页红色反线(宽度同版心,即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

    8。1眉首

    8。1。1公文份数序号

    公文份数序号号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序

    编号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1号。

    8。1。2秘密等级和保密期限

    如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角

    第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用””隔开。

    8。1。3紧急程度

    如需标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角

    第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

    8.1。4发文机关标识

    由发文机关全称或规范化简称后加”文件”组成;对一些特定

    的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识(见图三)。

    发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但一般应小于22mmx15mm(高x宽)。

    联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文。

    8.1.5发文字号

    发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识

    下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角“[]”括入;序号不编虚位(即1不编为o01),不加“第”字。

    发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

    8.1.6签发人

    上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

    如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签

    支人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序

    依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名

    处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

    8。2主体

    8.2.1公文标题

    红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。8.2.2主送机关

    标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

    8.2.3公文正文

    主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。

    8.2.4附件

    公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿字体字标识“附

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    件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.xxxxx”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

    8.2.5成文日期

    用汉字将年、月、日标全;“零”写为“o”;成文日期的标识位置见8.2.6。

    8.2.6公文生效标识

    公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

    8.2.6.1单一发文印章

    单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;加盖印章应上距正文l行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。

    当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;

    当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。

    8.2.6.2联合行文印章

    当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。

    当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

    8.2.6.3特殊情况说明

    当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

    8.2.7附注

    公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

    8.3版记

    8.3.1主题词

    “主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

    8.3.2抄送机关

    公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

    8.3.3印发机关和印发日期

    位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯。